CASTEGNARO - lus Laboris Luxembourg

Catégorie d'entreprise 
PME
Nombre de salariés  
10 avocats et 3 salariés
Secteur d'activité 
Activités de services administratifs et de soutien
Fiche(s) "Bonne pratique" de l'entreprise: 
Encourager

Le cabinet Castegnaro a mis en place une newsflash envoyée à tous ses clients et partenaires, afin de faire connaître la Charte de la Diversité Lëtzebuerg et l'engagement du cabinet dans ce projet. A travers cette publication, le cabinet Castegnaro invite ses lecteurs à devenir signataires de la Charte et encourage l'engagement en faveur de la diversité. Cette newsflash a été rédigée en anglais et en français et a été envoyée à tous ses clients.

Le cabinet Castegnaro a une clientèle exclusivement composée d'employeurs regroupant une population large et diverse, ce qui rend d'autant plus intéressant le partage de l'engagement en faveur de la diversité.

Le cabinet Castegnaro a voulu contribuer à la connaissance de la Charte de la Diversité Lëtzebuerg et démontrer son engagement et ses valeurs grâce à cette newsflash. La newsflash envoyée annonçait la cérémonie de signatures et promouvait les valeurs de la Charte en faveur de la diversité. C'est un moyen de communication direct pour encourager l'ensemble des parties prenantes à œuvrer en faveur de la diversité.

L'objectif est triple :

- Démontrer l'engagement du cabinet Castegnaro qui soutient le projet de la Charte de la Diversité depuis son début. Partager les valeurs du cabinet en faveur de la diversité.

- Faire connaître et promouvoir la Charte de la Diversité Lëtzebuerg.

- Encourager les partenaires et clients à devenir, eux aussi, signataires et partager les valeurs de celle-ci.

L'impact de la campagne de communication est difficilement mesurable. Le retour direct semble cependant relativement faible.

Communication
Conseils pratiques "A faire"

Continuer à assurer une promotion ponctuelle de la cérémonie de signatures par le biais de newsflashs. En parallèle, partager les évènements de la Charte de la Diversité tels que les Workshop, Network afin que les partenaires/clients connaissent la charte avant d'envisager sa signature.

Conseils pratiques "A ne pas faire"

Attention à ne pas rédiger une newsflash trop longue.

Décliner

Depuis 2012, le cabinet d’avocats permet à ses collaborateurs d’avoir recours au télétravail. Par la mise à disposition du matériel adéquat, tout collaborateur, dont la fonction le permet, peut se connecter de la maison et travailler chez lui.

La mise en place du télétravail est une initiative des associés du cabinet suite au constat que la gestion des dossiers pouvaient facilement être assurée depuis le domicile grâce à une connexion à distance et qu’une telle façon de travailler permettait d’assurer aux collaborateurs un certain confort de travail. Entre 2012 et 2016, le cabinet a essayé plusieurs systèmes informatiques de connexion à distance. Depuis 2015, la connexion au serveur depuis le domicile est optimale.

En 2012, le cabinet Castegnaro a décidé de permettre à ses collaborateurs (qu’ils soient parents ou non) d’avoir recours au télétravail dans le but d’assurer un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle.

En proposant le télétravail à ses collaborateurs, Castegnaro vise à leur permettre une plus grande flexibilité de travail. Ainsi, un collaborateur, qui souhaite s’occuper de son enfant malade, ou qui doit s’occuper d’un impératif ménager ou administratif, peut travailler depuis son domicile et décaler sa journée de travail. Les collaborateurs frontaliers peuvent aussi économiser temporairement leur temps de trajet. In fine, une meilleure productivité et qualité de travail sont visées.

L’impact de la mise en place du télétravail est très positif : les collaborateurs qui en bénéficient respectent les règles et font preuve d’une meilleure concentration. Le télétravail permet de prendre du recul sur certains dossiers et contribue à un meilleur environnement au travail tant du point de vue des collaborateurs bénéficiaires que des supérieurs hiérarchiques.

Conditions de travail et rémunérations
Conseils pratiques "A faire"

Se doter d’un bon système informatique qui permet une connexion à distance efficace.

Conseils pratiques "A ne pas faire"

Concevoir le télétravail sur une base permanente. Il est en effet important d’adapter les temps de télétravail en fonction des impératifs des dossiers et de la bonne organisation du cabinet (p. ex. nécessité de présence du collaborateur à une réunion, à une audience etc.). 

Décliner

Le cabinet a créé au courant de l’été 2016 plusieurs groupes de travail dans le but de permettre à l’ensemble de ses collaborateurs de s’exprimer librement et de proposer des solutions autour des thématiques suivantes :

  • Equilibre vie privée / vie professionnelle
  • Environnement de travail
  • Système de rémunération
  • Communication interne et externe
  • Evaluations annuelles

Dans un souci d’améliorer le bien-être au travail des collaborateurs, notamment à travers un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle, le cabinet a laissé la parole à ses collaborateurs afin d’ajuster leurs désirs sur des sujets identifiés, au fonctionnement de l’entreprise, et ce dans la mesure du possible.

Suite à une réunion rassemblant tous les collaborateurs, des thèmes prioritaires ont été définis, permettant de créer des groupes de travail. Les groupes de travail ont été constitués en tenant compte des critères suivants : statut (indépendant/salarié), fonctions, lieu de résidence, parentalité, âge, sexe. 

Le groupe de travail « équilibre vie privée/vie professionnelle » s’est notamment réuni trois fois afin d’identifier quels besoins privés pouvaient être pris en compte dans le fonctionnement du cabinet, dans le souci d’améliorer les conditions de travail de chacun. 

Une fois les besoins identifiés sur base d’un sondage effectué auprès des collaborateurs, le groupe de travail a réfléchi à la manière dont ces besoins pouvaient être intégrés à l’organisation du cabinet et a recherché des solutions concrètes pour les appliquer.

Les besoins suivants ont notamment été identifiés : renforcer la flexibilité du travail, respecter davantage les contraintes privées de chacun, gagner du temps dans l’organisation du travail afin de rentrer plus tôt au domicile, organiser les horaires de travail du secrétariat en rotation.

Une présentation a ensuite été effectuée par le groupe de travail, en premier lieu aux associés pour déterminer quelles solutions étaient effectivement applicables (en octobre 2016), puis à l’intégralité des membres du cabinet (mars 2017).

Lors de la présentation aux collaborateurs, le groupe a rappelé d’une part, le statut d’indépendant de l’avocat et de l’absence de contraintes horaires et d’autre part, les besoins de bon fonctionnement du cabinet pour satisfaire la clientèle. Or, dans le but de répondre aux besoins de flexibilité et de meilleure organisation du travail des collaborateurs, tout en respectant les besoins de fonctionnement du cabinet, le groupe de travail a notamment présenté les moyens suivants :

  • Télétravail : rappel des règles et des conditions d’application
  • Journées « off » permettant la concentration sur les dossiers sans être dérangés : rappel des règles et des conditions d’application
  • Gestion des e-mails internes : vérification avant l’envoi de chaque e-mail interne que chaque destinataire est bien concerné par l’objet

Le groupe de travail a ensuite annoncé la mise en place pour trois salariées du secrétariat, un projet pilote de système de rotation permettant de flexibiliser les horaires de travail. Après trois mois de test, le système de rotation sur trois horaires différents pour les salariées fait désormais partie du fonctionnement du cabinet.

 
  • Réduire le stress au travail
  • Améliorer la qualité et les conditions de travail
  • Accentuer la flexibilité des collaborateurs et salariés du cabinet

Une meilleure qualité de vie au travail, notamment pour le secrétariat qui fonctionne désormais avec un système de rotation sur trois horaires différents.

Conditions de travail et rémunérations
Conseils pratiques "A faire"
  • Constituer des groupes représentatifs pour l’entreprise (différents profils)
  • Désigner un chef de projet pour coordonner le groupe de travail
  • Mettre en place une boîte à idées pour chaque groupe de travail
  • Tester temporairement les solutions avant d’évaluer leur faisabilité et de les instaurer définitivement
Conseils pratiques "A ne pas faire"
  • Essayer de chercher une solution à chaque idée : il faudra sélectionner les idées les plus pertinentes (qui correspondent à des besoins en général)
  • Se laisser déborder par des problèmes pratiques